Группа компаний «СофтЭксперт» завершила значимый этап внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в ПАО «Тульский оружейный завод». Автоматизация охватила более 100 структурных подразделений старейшего оборонного предприятия России. Система электронного документооборота, развернутая на 150 рабочих местах, позволила ускорить обработку входящей корреспонденции, согласование договоров и организационно-распорядительной документации. Приказы стали утверждаться в 2 раза быстрее. Содержание ОРД быстрее доводится до исполнителей, рабочие задачи решаются более оперативно, заказы своевременно запускаются в производство.
Тульский оружейный завод (ТОЗ) — старейшее оборонное предприятие России. Более 300 лет ТОЗ занимается изготовлением различных видов вооружения. С 2009 года предприятие входит в состав оборонно-промышленного холдинга АО «НПО «Высокоточные комплексы». Сегодня завод выпускает высокоэффективные 9-мм малогабаритные автоматы размеров пистолета-пулемета (АМ), 9-мм специальные автоматы (АС) и специальные снайперские винтовки (ВСС) с прицельной дальностью 400 м. Растут объемы выпуска противотанковых управляемых ракет «Конкурс-М», осваивается производство новых модификаций ПТУР «Корнет». В рамках федеральной программы «Ратник» Тульский оружейный завод выполняет заказы на изготовление специального стрелкового оружия. Возрождается выпуск охотничьего оружия.
В последние годы на заводе резко возросли объемы продукции, выпускаемой по гособоронзаказу (ГОЗ). В частности, по линии ГОЗ Тульский оружейный завод выпускает два новых изделия: 9-мм модернизированный специальный автомат АСМ и 9-мм модернизированную специальную снайперскую винтовку ВССМ. Эти модели оружия предназначены для спецподразделений Министерства обороны и других силовых структур РФ, выполняющих специальные боевые задачи. Чтобы обеспечить соблюдение жестких сроков выполнения ГОЗ, заводу необходимо было наладить четкую коммуникацию между всеми структурными подразделениями, ускорить согласование и исполнение организационно-распорядительной документации, договоров и поручений по входящим письмам.
Ежемесячно ТОЗ обрабатывает более 1000 входящих документов: корреспонденцию от контрагентов, других оборонных предприятий, руководящей организации, госструктур. В списке клиентов завода насчитывается порядка 1200 организаций. Соответственно, предприятие заключает множество контрактов, к каждому из которых прилагаются целые массивы сопроводительной документации. В согласовании одного такого договора участвует много сотрудников из различных подразделений завода. В силу специфики деятельности оборонного предприятия все действия на нем строго регламентированы, подлежат учету и протоколированию. Столь жесткие меры необходимы для поддержания порядка на заводе, сохранения высокого уровня его производительности и конкурентоспособности. При регистрации каждой мелкой бытовой ситуации образуется огромное количество служебных записок и организационно-распорядительной документации (внутренних распоряжений, приказов о получении и доставке изделий, проведении инвентаризации, обучении, командировании, замещении, утверждении внутренней нормативной документации).
В условиях бумажного документооборота на одно только распределение корреспонденции, ОРД и договорной документации по многочисленным корпусам, разбросанным на огромной территории завода, уходило много времени. Было сложно распределять поручения по письмам, доводить содержание приказов и служебных записок до сведения исполнителей и контролировать исполнение. Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы упростить и ускорить обработку входящей корреспонденции, согласование договоров и внутренних документов.
За услугами по внедрению СЭД Тульский оружейный завод обратился к своему постоянному партнеру — ГК «СофтЭксперт», имеющему большой опыт автоматизации документооборота на оборонных предприятиях.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП«, полностью соответствующая требованиям режимного предприятия к уровню надежности и конфиденциальности корпоративной информации. Кроме того, система разработана на платформе 1С, что позволяет бесшовно интегрировать ее с параллельно внедряемым на ТОЗе ERP-решением на платформе «1С:Предприятие».
Система была развернута на 150 рабочих местах в 100 с лишним подразделениях завода. В настоящее время работы продолжаются, количество работающих в СЭД подразделений постоянно увеличивается.
Ключевые итоги проекта:
- Автоматизирован учет и хранение входящей корреспонденции, договорная деятельность, работа с организационно-распорядительной документацией и служебными записками. Большинство документов предприятия пока дублируется на бумаге, но от их массового тиражирования удалось отказаться. Бумажные журналы учета входящих документов, приказов, распоряжений и договоров остались в прошлом. В результате сократились расходы предприятия на канцелярские принадлежности и обслуживание копировальной техники. Кроме того, упростился и ускорился поиск документов. Скан-копия нужного документа находится в системе за считанные минуты.
- Реализованная в системе функция резервного копирования практически полностью исключает угрозу утраты данных. Кроме того, оригиналы документов сохраняются в бумажном архиве. Разграничение прав доступа к системе с учетом должностных обязанностей сотрудников препятствует несанкционированному доступу к конфиденциальным данным и позволяет избежать утечки информации.
- Упростилось согласование договоров, в т.ч. протоколов разногласий. Система электронного документооборота обеспечила возможность одновременного доступа к файлам договоров и сопроводительных документов для всех ответственных за согласование лиц. В результате подписание договоров ускорилось, сделки стали заключаться быстрее.
- Оптимизировано согласование организационно-распорядительной документации. В ходе проекта были выявлены и автоматизированы наиболее трудоемкие участки, разработано 16 маршрутов согласования ОРД, в частности, описаны схемы движения приказов о замещении, командировании, подготовке к осенне-зимнему периоду и т.д. В результате сроки согласования внутренних документов сократились на 50%. Сотрудники многочисленных цехов и административных подразделений завода получили возможность совместно работать с ОРД в режиме реального времени, не покидая своих рабочих мест. Необходимость перемещаться по большой территории предприятия, чтобы передать тот или иной приказ, отпала. Содержание организационно-распорядительной документации стало быстрее доводиться до сведения адресатов, соответственно, ускорилось выполнение задач — прием и доставка изделий, проведение испытаний, инвентаризации и т.д. Все это положительно сказалось на темпах производства и реализации требований по соблюдению сроков гособоронзаказа.
- Улучшилась исполнительская дисциплина. Теперь руководители могут в режиме онлайн отслеживать степень загруженности подчиненных, контролировать сроки и объемы выполненных ими работ, перераспределять поручения в случае необходимости. Эффективность работы каждого специалиста отражается в отчете по исполнительской дисциплине, что мотивирует сотрудников более ответственно подходить к соблюдению сроков выполнения поставленных задач.
В дальнейшем Тульский оружейный завод планирует автоматизировать работу с нормативной документацией. После перевода в СЭД стандартов, регламентирующих производственные процессы, конструкторы-технологи всегда будут работать с актуальной версией документа, что поможет снизить риски возникновения брака. Интеграция «1С:Документооборота» с системой ERP на платформе «1С:Предприятие» обеспечит управление задачами и документами из единого окна. Упростится работа с коммерческой документацией. Любой документ можно будет отправить на согласование, ознакомление, исполнение напрямую из учетной системы.
Заместитель генерального директора по информационным технологиям ПАО «Тульский оружейный завод» Иван Александрович Чернов отмечает: «Автоматизация документооборота позволила значительно сократить сроки согласования внутренней документации и договоров, в результате чего повысилась производительность работы завода в целом. Еще большей отдачи от автоматизации мы ожидаем после завершения интеграции систем «1С:Документооборот» и ERP системы на платформе «1С:Предприятие». Надеемся, что консолидированное решение позволит нам до минимума сократить время бюрократических процедур и сосредоточиться на решении основных, стратегически важных для страны задач».
Смотрите также: