ПАО «Аптечная сеть 36,6» — лидер в Московском регионе и одна из крупнейших аптечных сетей в стране. Компания существует почти три десятилетия, развивается и укрепляет свои позиции.
До момента автоматизации процессов обработки первичной документации у Заказчика использовалась внешняя обработка «Помощник по вводу ПУД». Данная обработка позволяет в рамках одной формы создавать неограниченное количество документов, где к каждому документу есть возможность установить вид, приложить файлы и назначить связанный договор. После запуска обработки программа создавала указанные документы и заполняла на основании связанного договора минимальный набор реквизитов (организация, контрагент).
Процессы и задачи запускались вручную, сотрудником отдела документирования и архивации и таким же способом выполнялась регистрация этих документов. Особенностями существовавшего процесса являлись значительная нагрузка на сотрудников бухгалтерии, так как при согласовании документации необходимо было сверять ЦФО и Статью затрат в связанном договоре, после чего перенаправлять задачу на нужного исполнителя и создавать документ в системе финансового учета. Объем создаваемой и согласуемой первичной документации ежедневно составляет от 300 до 500 документов.
ЦЕЛИ ПРОЕКТА
- Доработка имеющейся внешней обработки по вводу первичной учетной документации (далее ПУД). Необходимо было реализовать возможность автоматического заполнения реквизитов «статьи затрат» и «ЦФО» для создаваемых документов и автоматизировать запуск назначенного для видов ПУД нового комплексного процесса.
- Настройка комплексного процесса с этапом согласования, где задачи распределяются по определенным группам пользователей в зависимости от статьи затрат.
- Настройка дополнительного этапа комплексного процесса, где автору документа устанавливается задача о передаче оригиналов документов. Исполнение задачи проверяется сотрудниками отдела документирования и архивации.
- После успешного завершения согласования сотрудниками бухгалтерии, документ должен зарегистрироваться автоматически.
- Настройка дополнительных отчетов по видам документов и задачам по ПУД
- Настройка правил интеграции для автоматического создания первичной документации в 1С: УХ после регистрации в 1С: ДО
РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
- Чтобы сократить количество ручных операций доработан механизм заполнения необходимых реквизитов из связанных документов, редактирование доступно только для сотрудников бухгалтерии. Данное решение позволило исключить ошибки при ручном заполнении этих реквизитов.
- Для сокращения трудозатрат по ручному запуску задач настроен комплексный процесс и автоматический запуск из обработки по вводу ПУД.
- Для сокращения трудозатрат на поиск оригиналов документации для отдела документирования и архивации, при запуске процесса, автору документа отправляется задача исполнения «Передать оригинал документа в отдел документирования и архивации». Проверяют данную задачу сотрудники вышеописанного отдела, перед этапом согласования.
- Для сокращения трудозатрат сотрудников бухгалтерии определены роли исполнителей для групп пользователей по видам учета (например «Группа учета арендных отношений»). В этапе согласования добавлены все роли «групп учета» и для каждой настроено условие, которое проверяет установленную статью затрат из документа. Таким образом задачи автоматически направляются на необходимую роль исполнителя.
- Для сокращения трудозатрат на ручную регистрацию документации настроен детектор бизнес-событий с обработчиком, где при положительном завершении задачи согласования из комплексного процесса автоматически срабатывает регистрация документа.
- После завершения регистрации документа автоматически создается документ-поступление в 1С: УХ, в который переносится основной реквизитный состав. Реализовано путем настройки правил бесшовной интеграции.
Для демонстрации настроек был создан сквозной пример на копии базы. Проведено обучение ключевых пользователей и ответственных по данному блоку, а также разработаны пользовательские инструкции.